Vuokrattava tila

Ensimmäiseksi on siis löydettävä tila ja otettava selvää kuka sitä vuokraa. Myös catering-yrittäjillä saattaa olla ehdotuksia vuokrattavista tiloista.

Tiloista peritään aina vuokraa, myös sähköstä ja siivouksesta saatetaan periä erillinen maksu. Vuokrauksesta pitää pyytää kirjallinen vahvistus hintoineen ja sopia laskutuksesta sekä avainten noudosta/palautuksesta (mikäli tilassa ei ole vuokraajan puolesta valvojaa).

Catering/pitopalvelu vai omat talkoojoukot?

Kun saat varatuksi tilan, varaat sinne joko catering-palvelun tai hoidat järjestelyt itse. Talkoojoukolla voi olla ihan mukavaa järjestää juhlia, mutta se vaatii todella paljon työtä. Jos vieraita on paljon, jätä epäröimättä juhlan hoito ainakin pääosin ammattilaisen tehtäväksi. Itse voit ystävinesi osallistua juhlatilankoristeluun, ohjelman järjestämiseen ja kaikenlaiseen pikkupuuhaan, jota synttäri- ja hääjuhlien järjestelyissä riittää.

Catering- ja pitopalveluyrittäjät ovat yleensä ravintola-alan ammattilaisia ja pystyvät hoitamaan tilaisuuden a:sta ö:hön. Heillä on myös tarvittavat astiat, liinat, kuljetuskalusto ja kaikki mitä ruuan kuljetukseen tarvitaan. He myös hoitavat kaikki pois paikalta, ja jopa siivoavat tilat – tosin kaikista lisäpalveluista peritään eri maksu.

Jos catering-yrittäjä ei tunne tilaa, jossa juhlasi järjestetään, käy tutustumassa siihen hänen kanssaan. Samalla hän näkee onko tilassa jotain tarjoilua rajoittavia tekijöitä, ja hän voi muutenkin suunnitella oman toimintansa paremmin nähtyään tilat.

Tilan järjestely ja koristelu

Vuokrattavissa tiloissa on yleensä pöytiä ja tuoleja, joista itse kokoat joko pienempiä tai suurempia pöytäkokonaisuuksia (mahdollisuuksien mukaan) Tilan koristelun voit hoitaa joko itse tai antaa catering-yrittäjän tehdä se yhdessä sovitun suunnitelman mukaan. Kynttilöiden polttamisesta on aina kysyttävä, mikäli se on kiellettyä, siitä yleensä ilmoitetaan.

Tarjouspyyntö

Catering-yrittäjältä pyydetään tarjous samaan tapaan kuin ravintolalta. Siinä tulee käydä ilmi

• tilaisuuden päivä, aika ja paikka
• henkilömäärä (ja sen vahvistusehdot)
• ruokaehdotukset hintoineen
• astiat, aterimet, liinat (sisältyvätkö hintaan?)
• henkilökunnan määrä ja kustannus
• muut mahdolliset kulut (esim. siivous seuraavana päivänä etc.)
• laskutusehdot (ennakkolasku?)
• tarjouksen vahvistuspäivämäärä

Erikseen on sovittava myös

• salin kuntoon laitosta, pöytien liinoittamisesta ja koristelemisesta (jos liinat ja koristeet, kukat tuodaan itse)
• onko henkilökunta paikalla loppuun saakka
• korjataanko kaikki astiat pois illan päätteeksi vai
• noudetaanko loput aamulla
• kuka huolehtii siivouksesta
• mitä tehdään jäljelle jääneille ruuille (kannattaa varata kertakäyttörasioita)